Die Planung für eine Veranstaltung beginnt oftmals Monate im Vorraus. Damit Sie dabei keine wichtigen Schritte übersehen, haben wir eine nützliche Checkliste vorbereitet. So wissen Sie stets, was es noch zu tun gibt damit Ihr Event zum Erfolg wird.
Mindestens 3 Monate vor Veranstaltungstermin
- Die Auswahl des Veranstaltungstermins: Den richtigen Termin für Ihre Veranstaltung zu finden ist eine der wichtigsten Entscheidungen, die Sie treffen müssen. Stellen Sie sicher, dass sich Ihr geplanter Termin nicht mit anderen wichtigen Veranstaltungen überschneidet und dass Ihr Publikum verfügbar ist. Es ist natürlich auch eine gute Idee, die Ferienzeit zu meiden, wenn viele Leute in den Urlaub fahren.
- Die Auswahl des Veranstaltungsorts: Stellen Sie sicher, dass Ihr geplanter Veranstaltungsort auch geeignet für Ihr Event ist. Wichtige Fragen: Sind die Räumlichkeiten gross genug? Haben Sie spezielle Aktivitäten geplant, die eine besondere Ausstattung benötigen? Sind Möglichkeiten für Catering und Verpflegung geboten oder müssen Sie diese selbst organisieren? Der Veranstaltungsort sollte gut zu erreichen sein und zum Thema Ihrer Veranstaltung passen.
- Buchen Sie Gastredner / Unterhaltungsprogramm: Entwerfen Sie einen groben Plan für den Ablauf Ihrer Veranstaltung. Welche Programmpunkte werden geboten? Was wollen Sie Ihren Gästen oder Kunden bieten? Ein Gastredner kann Ihre Veranstaltung bereichern und bietet frische Perspektiven und Inspiration. Je nach Publikum, Thema und Ziel der Veranstaltung können dabei ganz verschiedene Arten von Referenten oder Keynote Speakern in Frage kommen. Wir helfen Ihnen gerne bei der Auswahl des richtigen Sprechers für Ihre Veranstaltung.
- Bewerben Sie Ihre Veranstaltung und laden Sie Ihre Gäste ein: Sobald Sie Datum und Ort Ihres Events festgelegt haben, sollten Sie damit anfangen, dieses zu bewerben. Versenden Sie Einladungen an Ihre Gäste und stellen Sie sicher, dass Ihr Publikum von Ihrer Veranstaltung erfährt.
Mindestens 5 Wochen vor der Veranstaltung
- Versenden Sie den Veranstaltungsplan: Geben Sie Ihren Gästen die Möglichkeit, sich auf die Veranstaltung vorzubereiten. Senden Sie einen Veranstaltungsplan mit dem Tagesprogramm und Informationen zum Ablauf an Ihre Teilnehmer. Denken Sie auch an wichtige Details wie zum Beispiel den Dress-Code Ihres Events.
- Stimmen Sie sich mit Ihrem Veranstaltungsort und Ihren Referenten ab: Stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Details, zum Beispiel zu Ausstattung oder Aufbau des Veranstaltungsorts frühzeitig abklären. So vermeiden Sie böse Überraschungen am Tag des Events. Treten Sie in Kontakt mit Ihrem Gastredner / Unterhaltungsprogramm und stellen Sie sicher, dass er über den Ablauf Bescheid weiss.
Mindestens eine Woche vor der Veranstaltung:
- Überprüfen Sie das Audio- und Video-Equipment: Nicht funktionstüchtiges oder defektes Equipment kann Ihre Veranstaltung gefährden. Stellen Sie sicher, dass Sie einen technischen Ansprechpartner vor Ort haben, der Ihnen im Zweifel helfen kann und lassen Sie das Equipment frühzeitig an den Veranstaltungsort liefern bzw. stellen Sie sicher, dass alles vor Ort vorhanden ist.
- Überprüfen Sie die Gästeliste und spezielle Wünsche: Klären Sie mit dem Veranstaltungsort nochmals ab, wie viele Gäste teilnehmen. Teilen Sie Ihrem Cateringservice auch unbedingt wichtige Essensvorlieben oder Allergien mit.
Am Tag vor der Veranstaltung
- Überprüfen Sie den Veranstaltungsort: Nehmen Sie sich Zeit und begehen Sie den Veranstaltungsort nochmals. Stellen Sie sicher, dass alles notwendige vorhanden ist und überprüfen Sie das technische Equipment nochmals.
- Kennzeichnen Sie wichtige Wegbeschreibungen und den Tagesablauf: Bei grossen Veranstaltungsräumlichkeiten kann es notwendig sein, Wegweiser aufzustellen und den Tagesablauf z.B auf Bildschirmen anzuzeigen. Damit stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste sich nicht verspäten oder verlaufen.
Am Veranstaltungstag:
- Haben Sie ein paar helfende Hände parat: Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Helfer vor Ort haben, um auch spontane Notfälle oder andere Probleme schnell lösen zu können.
- Halten Sie sich an den Zeitplan: Versuchen Sie, Verspätungen zu vermeiden. Planen Sie genügend Zeit für Auf- und Abbau ein. Ein kleiner zeitlicher Puffer kann Ihnen helfen, alles zu regeln.
- Das Wichtigste: Geniessen auch Sie Ihre Veranstaltung und sehen Sie, wie sich Ihre harte Arbeit auszahlt.
- Aufräumen: Manche Veranstaltungsorte bieten Ihnen die Reinigung inklusive an. Das erspart Ihnen viel Arbeit. Stellen Sie trotzdem sicher, dass Sie alles mitgebrachte Equipment wieder mitnehmen.
Nach der Veranstaltung:
- Bedanken Sie sich bei Ihren Helfern und Ihren Referenten: Denken Sie an eine Form der Anerkennung für Ihre helfenden Hände. Ohne sie wäre Ihre Veranstaltung nicht so erfolgreich gewesen!
- Evaluieren Sie Ihre Veranstaltung: Damit Sie in Zukunft noch erfolgreicher werden. Versenden Sie kurze Fragebögen an Ihre Gäste und erkundigen Sie sich nach deren Meinung. So bekommen Sie Feedback, was Sie gut gemacht haben und was beim nächsten Mal besser laufen sollte.
- Bezahlen Sie Ihre Rechnungen: Veranstaltungsort, Helfer und Gastredner müssen oft noch im Nachhinein bezahlt werden. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Rechnungen beizeit bezahlen.
Diese Liste ist ein erstes Hilfsmittel für eine gelungene Veranstaltung. Beachten Sie jedoch: Jedes Event ist anders und kann Sie womöglich vor andere Herausforderungen stellen. Stellen Sie sicher, dass Sie sich intensiv mit Ihrer Veranstaltung befassen. Dann wird diese auch zum Erfolg!
